HMRC: od 6 kwietnia 2027 obowiązkowe rozliczanie świadczeń dodatkowych przez payroll

Urząd skarbowy HMRC opublikował wytyczne, jak pracodawcy mają przygotować się do obowiązkowego rozliczania świadczeń dodatkowych (benefits in kind, BiK) przez listę płac. Nowy system ma ruszyć 6 kwietnia 2027 roku. Termin przesunięto wcześniej z kwietnia 2026 roku, aby dać firmom więcej czasu.

Jakie świadczenia obejmuje zmiana

Obowiązkowe będzie rozliczanie przez payroll: samochodów służbowych, paliwa do nich, vanów, paliwa do vanów oraz prywatnej opieki medycznej. Pracodawcy nie muszą się w tym celu rejestrować.

Pożyczki związane z pracą i zakwaterowanie nie są objęte obowiązkiem. Pracodawca może je jednak rozliczać dobrowolnie, ale musi się wcześniej zarejestrować. Usługa rejestracji ma ruszyć w listopadzie 2026 roku, a termin zgłoszeń upływa 5 kwietnia 2027 roku.

Kody podatkowe i podatek „w tym samym roku”

HMRC sam usunie świadczenia z kodów podatkowych pracowników przed 6 kwietnia 2027 roku. Podatek od świadczeń będzie więc płacony w czasie rzeczywistym, w roku ich otrzymania, a nie z opóźnieniem. Dziś część osób ma w kodzie odliczenie wynikające z szacowanej wartości świadczenia, co od kwietnia 2027 roku przestanie obowiązywać.

HMRC zaznacza, że niedopłaty z poprzednich lat nie znikną z kodów podatkowych. Pracownik może je też wpłacić sam, na przykład przez osobiste konto podatkowe albo czekiem lub przekazem pocztowym, jeśli dostał rozliczenie P800. Dlatego u niektórych osób może wyglądać to tak, jakby płaciły podatek dwa razy: bieżący i zaległy. Urząd radzi pracodawcom jasno to wyjaśniać. Osoby, którym grozi z tego powodu trudna sytuacja finansowa, powinny skontaktować się z HMRC.

Co mają zrobić pracodawcy

HMRC zaleca m.in.:

• sporządzenie listy świadczeń, które dotąd trafiały do formularza P11D,
• sprawdzenie, czy oprogramowanie płacowe obsłuży raportowanie w czasie rzeczywistym,
• zaplanowanie, jak rozliczać osoby przychodzące i odchodzące w trakcie roku oraz zmiany wartości świadczeń,
• przeszkolenie zespołów HR i płac.

Firmy powinny też uwzględnić przejściowe obciążenie finansowe. W lipcu 2027 roku trzeba będzie jeszcze zapłacić składki Class 1A National Insurance za rok podatkowy 2026/27 według dotychczasowych zasad, a jednocześnie zacząć płacić je na bieżąco za świadczenia od kwietnia 2027 roku.

Własne oprogramowanie HMRC, Basic PAYE Tools, zostanie zaktualizowane do obsługi nowych zasad.

Brak kar za błędy

Za błędy związane z obowiązkowym payrollingiem w zgłoszeniach RTI za rok podatkowy 2027/28 HMRC nie nałoży kar, chyba że będą dowody celowego naruszenia przepisów. Kary i odsetki za spóźnione zgłoszenia lub płatności nadal mogą obowiązywać.

Co to oznacza dla Polaków w UK

Zmiana dotyczy pracowników, którzy mają od pracodawcy np. samochód służbowy, paliwo, vana lub prywatne ubezpieczenie medyczne. W takim przypadku od kwietnia 2027 roku mogą zauważyć zmianę kodu podatkowego i wysokości wypłaty. Warto sprawdzić komunikaty od pracodawcy oraz swój kod podatkowy. Właściciele firm zatrudniających pracowników powinni zacząć przygotowania z wyprzedzeniem.