Samozatrudnienie w UK: jak zostać sole trader, koszty i składki NI

W skrócie

• Ten poradnik dotyczy samozatrudnienia w formie sole trader. Możesz zacząć od razu bez rejestracji, ale w Self Assessment musisz się zarejestrować, gdy zarobisz ponad £1000 w roku podatkowym od 6 kwietnia do 5 kwietnia (stan na listopad 2026, GOV.UK).
• Rejestracja daje UTR, 10-cyfrowy numer, który zwykle przychodzi pocztą po około 15 dniach.
• Podatek płacisz od zysku, czyli przychodu minus koszty dozwolone. Zamiast kosztów możesz użyć trading allowance £1000, ale nie obu naraz.
• Składki NI w 2026/27: Class 4 to 6% zysku między £12 570 a £50 270 i 2% powyżej. Przy zysku od £7105 rocznie Class 2 uznaje się za opłaconą.
• Ewidencję przychodów i kosztów trzymaj co najmniej 5 lat po terminie 31 stycznia.

Samozatrudniony czy pracownik: jak to rozpoznać

Samozatrudniony prowadzi działalność na własny rachunek i sam odpowiada za jej powodzenie lub porażkę. Nie jest rozliczany przez PAYE i nie ma praw ani obowiązków pracownika, a prawo pracy w większości przypadków go nie obejmuje (GOV.UK). Prawa pracownika opisuje poradnik Prawa pracownika w UK: co ci się należy.

GOV.UK wymienia m.in. następujące cechy samozatrudnienia:

• składa oferty lub wyceny, żeby zdobyć pracę,
• nie pracuje pod bezpośrednim nadzorem,
• wystawia faktury za wykonaną pracę,
• nie dostaje płatnego urlopu ani chorobowego.

HMRC może uznać kogoś za samozatrudnionego dla celów podatkowych, nawet jeśli w prawie pracy ma inny status. Status dla celów podatkowych sprawdzisz online narzędziem HMRC. Przy błędnym statusie trzeba się liczyć z dopłatą podatku i karami albo utratą prawa do świadczeń.

W razie wątpliwości, czy to już handel („trading”), zapytaj HMRC (GOV.UK).

Dla budowlanki jest osobny system CIS, opisany w poradniku CIS w budownictwie: podatek, rejestracja i zwrot.

Jak zarejestrować się jako self-employed krok po kroku

Rejestracja jako sole trader to rejestracja w Self Assessment (stan na listopad 2026, GOV.UK). Możesz zacząć działać od razu, ale musisz się zarejestrować, gdy w roku podatkowym zarobisz ponad £1000.

1. Wybierz nazwę firmy, jeśli ją masz. Nie może zawierać słów „limited”, „Ltd”, „LLP” ani „plc”. Na fakturach i pismach podajesz swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy.
2. Przygotuj numer National Insurance: jest potrzebny do rejestracji w Self Assessment.
3. Zarejestruj się w Self Assessment jako sole trader. Kto jest już w Self Assessment z innego powodu, musi zarejestrować się osobno jako sole trader.
4. Dotrzymaj terminu. Ogólna zasada: przy przychodzie brutto powyżej £1000 rejestrujesz się do 5 października następnego roku podatkowego (GOV.UK). Za poprzedni rok podatkowy (6 kwietnia 2025 – 5 kwietnia 2026) termin to 5 października 2026, jeśli musisz złożyć zeznanie, a wcześniej go nie składałeś albo nie musiałeś go składać za 2024/25 (GOV.UK). Zgłoszenie po tym terminie może skończyć się karą.
5. Odbierz UTR. Zwykle przychodzi pocztą około 15 dni po rejestracji, a przy adresie za granicą trwa to dłużej (GOV.UK). Znajdziesz go też w Personal Tax Account i w aplikacji HMRC.

Przy przychodzie do £1000 rejestracja jest i tak potrzebna, gdy chcesz rozliczyć stratę albo ubiegasz się o Maternity Allowance na podstawie samozatrudnienia. Potrzebna jest też, gdy musisz udowodnić samozatrudnienie (np. do Tax-Free Childcare) albo chcesz dobrowolnie płacić Class 2.

Terminy zeznania i płatności opisuje poradnik o podatku dochodowym, a wypełnianie formularza — Self Assessment krok po kroku.

Obowiązek korzystania z Making Tax Digital dla podatku dochodowego może już cię dotyczyć. Daty, progi i zasady opisuje Podatek dochodowy w UK: tax code, PAYE i Self Assessment.

Koszty samozatrudnienia: co możesz odliczyć

Zysk to przychód z samozatrudnienia minus koszty. Koszty dozwolone (allowable expenses) odejmujesz od przychodu przed obliczeniem Income Tax (GOV.UK, stan na listopad 2026).

Możesz odliczyć m.in.:

• koszty biurowe, np. materiały biurowe i rachunki za telefon,
• podróże: paliwo, parking, bilety na pociąg lub autobus,
• towar do odsprzedaży i surowce,
• koszty finansowe, np. ubezpieczenie i opłaty bankowe,
• reklamę i marketing, np. stronę internetową,
• szkolenia związane z działalnością,
• odzież ochronną, np. buty robocze i kaski.

Nie odliczysz zwykłego ubrania (garniturów, koszul, sukienek, zwykłych butów), nawet jeśli nosisz je do pracy. Nie odliczysz też dojazdów z domu do pracy, mandatów i kar, kosztu przygotowania i złożenia zeznania Self Assessment, karnetu na siłownię ani pieniędzy wziętych z firmy na prywatne cele.

Przy użytku mieszanym odliczasz tylko część firmową. Jeśli rachunki za telefon to £200 rocznie, z czego £70 to rozmowy służbowe, odliczasz £70. Przy pracy w domu koszty dzielisz rozsądną metodą, np. według liczby pokoi albo czasu pracy.

Koszty wpisujesz w zeznaniu Self Assessment. Dowodów nie wysyłasz razem z zeznaniem, ale trzeba je trzymać na wypadek pytań HMRC.

Koszty uproszczone (simplified expenses)

Koszty uproszczone to stawki ryczałtowe zamiast faktycznych kosztów. Są dobrowolne i nie mogą z nich korzystać spółki z o.o. (limited companies) ani spółki osobowe z udziałem spółki. Stawki dotyczą pojazdów, pracy w domu i mieszkania w lokalu firmy; wszystkie inne koszty liczysz według faktycznych wydatków (GOV.UK, stan na listopad 2026). Stawki na 2026/27:

Parking i inne podróże odliczasz dodatkowo. Nie możesz stosować ryczałtu do pojazdu, którego koszt już ująłeś w wydatkach albo dla którego odliczyłeś capital allowances. Raz wybrany ryczałt dla pojazdu obowiązuje, dopóki używasz go w firmie. Ryczałt za pracę w domu przysługuje tylko przy 25 godzinach lub więcej miesięcznie i nie obejmuje telefonu ani internetu.

Metoda kasowa i ewidencja

Standardowa metoda rozliczania dla sole tradera to cash basis (stan na listopad 2026, GOV.UK): zapisujesz przychód lub koszt, gdy pieniądze faktycznie wpłyną albo gdy zapłacisz rachunek. Od roku podatkowego 2024/25 to metoda domyślna, a z metody tradycyjnej (liczy się w niej data faktury lub rachunku) trzeba świadomie skorzystać (opt out). W metodzie kasowej sprzęt (poza samochodami) odliczasz jako zwykły koszt, a nie capital allowance.

Ewidencję przychodów i kosztów musi prowadzić sole trader i wspólnik spółki osobowej (GOV.UK). Zapisujesz całą sprzedaż i przychody oraz wszystkie koszty firmy.

Dokumenty trzymasz co najmniej 5 lat od terminu 31 stycznia dla danego roku. Jeśli nie możesz zastąpić utraconej dokumentacji, dołóż starań, by podać kwoty. Jeśli korzystasz z danych szacunkowych, poinformuj o tym HMRC przy składaniu zeznania. Za niedokładną lub niekompletną ewidencję albo zbyt krótkie przechowywanie HMRC może nałożyć karę (GOV.UK).

Trading allowance: £1000 zamiast kosztów

Trading allowance to zwolnienie podatkowe do £1000 rocznie dla dochodów z handlu w 2026/27 (GOV.UK, stan na listopad 2026). Obejmuje też dorywcze usługi, np. opiekę nad dziećmi i ogrodnictwo.

• Przy przychodzie brutto powyżej £1000 możesz odjąć £1000 zamiast kosztów, ale nie więcej niż wynosi przychód (partial relief).
• Kto korzysta z trading allowance, nie odlicza kosztów. Gdy koszty są wyższe niż przychód, korzystniejsze mogą być koszty zamiast allowance.
• Allowance nie dotyczy przychodu ze spółki osobowej.
• Nie możesz korzystać z trading allowance w roku podatkowym, w którym otrzymujesz jakikolwiek przychód z działalności od swojego pracodawcy lub pracodawcy małżonka albo partnera cywilnego.
• Nadal musisz zapisywać swoje przychody.

Składki NI samozatrudnionych

Stawki na 2026/27 (stan na listopad 2026, GOV.UK):

Class 2 i Class 4 płaci się zwykle przez Self Assessment. Dobrowolną Class 2 lub Class 3 może płacić samozatrudniony z przychodem brutto ponad £1000, ale z zyskiem poniżej £7105. Class 3 w 2026/27 to £18,40 tygodniowo (GOV.UK). Do State Pension zwykle potrzeba co najmniej 10 lat składkowych (qualifying years). Więcej o emeryturze w poradniku Emerytura w UK i w Polsce.

Co zmieni się od kwietnia 2027

Poniżej zapowiedzi zmian od 6 kwietnia 2027 z Autumn Budget 2026 i wytycznych HMRC (stan na listopad 2026). Podwyższenie trading allowance wymaga ustawy — przepisy mają trafić do Finance Bill 2026-27 (GOV.UK).

• Trading allowance. Rząd zapowiedział podwyższenie trading allowance z £1000 do £3000 od 6 kwietnia 2027 (GOV.UK). Próg zgłaszania dochodu z handlu w Self Assessment też ma wzrosnąć do £3000.
• Składki NI w 2027/28. Próg małych zysków dla Class 2 (Small Profits Threshold) ma wynieść £7355 rocznie, dobrowolna Class 2 £3,80 tygodniowo, a Class 3 £19,05 tygodniowo. Pozostałe limity i progi NI mają zostać na poziomie 2026/27 do roku podatkowego 2030/31 (stan na listopad 2026, GOV.UK).
• Stawka za milę. Od 6 kwietnia 2027 stawka za milę powyżej 10 000 mil ma wzrosnąć z 25p do 35p (GOV.UK). Stawka 55p za pierwsze 10 000 mil ma być stała (GOV.UK).

Szkocja i Walia

W Szkocji progi podatku dochodowego są inne. Szkocki podatek dochodowy płacisz, jeśli mieszkasz w Szkocji. W zeznaniu online jest pole, w którym zaznaczasz, że płacisz szkocki podatek (GOV.UK, stan na listopad 2026). W Walii stawki podatku dochodowego ustala rząd Walii (GOV.UK).

Najczęstsze pytania

Czy mogę być samozatrudniony i mieć etat?

Tak. Sole trader może być jedynym zajęciem albo działać równolegle z etatem. Nie możesz jednak korzystać z trading allowance w roku podatkowym, w którym otrzymujesz jakikolwiek przychód z działalności od swojego pracodawcy lub pracodawcy małżonka albo partnera cywilnego (stan na listopad 2026, GOV.UK).

Czy lepiej użyć trading allowance, czy odliczać koszty?

Nie zrobisz obu rzeczy naraz: kto korzysta z trading allowance £1000, nie odlicza kosztów (stan na listopad 2026, GOV.UK). Gdy koszty są wyższe niż przychód, korzystniejsze mogą być koszty zamiast allowance. W razie wątpliwości zapytaj HMRC (dane w sekcji „Gdzie szukać pomocy”).

Co grozi za późną rejestrację?

Spóźniona rejestracja albo jej brak, gdy była potrzebna, może skończyć się karą. Za rok 2025/26 termin minął 5 października 2026 (stan na listopad 2026, GOV.UK). Źródła, z których korzystamy, nie podają kwoty kary za spóźnioną rejestrację. Kary za spóźnione zeznanie opisuje poradnik o podatku dochodowym, do którego link jest wyżej.

Gdzie szukać pomocy

• Infolinia HMRC (Self Assessment): 0300 200 3310, od poniedziałku do piątku 8:00–18:00, nieczynna w bank holidays. Z zagranicy: +44 161 931 9070 (GOV.UK).
• Online: asystent cyfrowy HMRC pomaga m.in. w rejestracji w Self Assessment (ta sama strona).
• Poczta: HM Revenue and Customs, BX9 1AS.

Poradnik ma charakter ogólny i nie jest poradą podatkową. Kwoty i progi sprawdzaj na GOV.UK.